CUM SA
CONSTRUIESTI UN
PROIECT REGIO?
Aceasta brosura a fost realizata ca un instrument menit sa ajute beneficiarii si potentialii beneficiari din Regiunea Bucuresti-Ilfov sa atraga cat mai multe fonduri pentru proiecte cu finantare nerambursabila din Programul Operational Regional (POR).
In continutul ei sunt prezentate pe scurt principalele aspecte care trebuie avute in vedere in pregatirea, elaborarea si implementarea unui proiect.
01. PREGATIREA PROIECTULUI
Pentru atingerea criteriilor de succes propuse prin proiect trebuie tinut cont de urmatorii factori:
Fezabilitatea
Obiectivele propuse prin proiect trebuie sa fie realiste si sa tina cont de factorii de natura economica, financiara si sociala ai mediului in care va fi implementat.
Relevanta
Un proiect trebuie sa asigure nevoiele reale ale beneficiarilor si rezultatele acestuia vor produce o schimbare pozitiva.
Surse de finanţare
Pentru sustinerea unui proiect trebuie asigurate resurse financiare suficiente din diferite surse de finantare:
- fonduri din programe de finanţare potrivite cu ideea de proiect;
- cofinanţare (credite, garanţii);
- fonduri proprii care sa asigure necesarul de numerar pentru derularea activitatilor proiectului până la rambursare si acoperirea procentului de cheltuieli proprii.
Sustenabilitatea
Inca din faza de pregatire a proiectului trebuie avut in vedere impactul proiectului.
Consecintele implementarii proiectului trebuie sa continue si dupa terminarea lui, cu efecte notabile pozitive asupra beneficiarilor si a mediului unde a fost implementat.
Identificarea partenerilor
Drepturile si obligatiile beneficiarului revin si partenerilor
02. ELABORAREA PROIECTULUI
1. Incadrarea în cerinţele specificate de finanţator
Solicitanţii şi partenerii să fie eligibili
Proiectul se încadrează în categoriile de operaţiuni aferente
Drepturi asupra infrastructurii, daca aceasta reprezinta obiectiv de investitii in cadrul proiectului
Activităţile şi cheltuielile să fie eligibile conform legislatiei in vigoare
Consultarea legislatiei aferente indicate.
3. Elaborarea documentaţiilor tehnico - economice (cf. HG 907/2016), dacă e cazul
4. Elaborarea planului de activităţi din cadrul proiectului
Planul de activitati din cadrul proiectului se realizeaza in concordanta cu prevederile programului de finantare, urmarind obiectivul specific al acestuia, destinatia fondurilor oferite si beneficiarii directi ai investitiilor realizate. Toate activitatile cuprinse in planul de activitati trebuie sa tina cont de conditiile contractuale, atat cele generale pentru accesarea fondurilor UE, cat si cele specifice programului.
Caracteristici:
5.Elaborarea planului de promovare si publicitate, parte a planului general de activitati
Informarea si promovarea cu privire la finantarea din fondurilor europene este o componenta importanta si obligatorie in derularea proiectelor care beneficiaza de aceste fonduri.
Solicitanţii de finaţare trebuie să propună o serie de activitati de informare si comunicare, in concordanta cu prevederile Ghidului solicitantului (general/specific) si Manualului de Identitate Vizuala. Pentru realizarea acestor activitati se vor stabili, atat resurse umane cu responsabilitati clar definite, cat si resurse financiare suficiente.
Vor fi planificate in primul rand activitatile indicate obligatorii de finantator pentru informare si promovare. In functie de buget si de nevoile de promovare ale proiectului se vor planifica si alte activitati cu impact asupra grupurilor tinta vizate.
PROMOVARE SI PUBLICITATE
Planificarea activitatilor de informare si promovare face parte din intreaga planificare a proiectului.
Calendarul activitatilor va tine cont de termenele indicate de finantator si de modul de derulare a proiectului.
Activitatile vor fi realizate de persoane cu responsabilitati destincte in activitatea de informare si promovare.
BUGET SI FINANTARE
Cererea de finantare
Transpunerea datelor elaborate pe structura cererii de finanţare;
Corelarea informaţiilor prezentate în Cererea de finanţare cu cele din cadrul anexelor;
Numerotarea cererii de finanțare și a documentelor anexate;
Verificarea calităţii proiectului (folosirea grilelor de evaluare)
Greseli in elaborarea proiectelor
Planificarea nerealista a activitatilor;
Membrii echipei nu au atributii clar definite pentru a acoperi in totalitate activitatile proiectului;
Nedefinirea clara a potentialilor beneficiari ai rezultatelor proiectului.
Nerespectarea etapelor specificate in legislatia privind achizitiile publice
Alocarea nerealista a resurselor financiare pentru fiecare activitate in parte (supraevaluare / subevaluare)
Depunerea proiectelor
Cererea de finantare se transmite in conformitate cu Ghidul solicitantului – Conditii specifice de accesare fonduri
Sistemul de schimb de informatii si date MySMIS2014 facilitează schimbul electronic de informații între potentialii beneficiari, beneficiari și autoritățile cu atribuții în gestionarea fondurilor europene structurale si de investitii
Greseli in depunerea si completarea cererii de finantare
Instructiuni de completare a sectiunilor din cererea de finantare
03. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI
Echipa de proiect
Atribuţii clare în managementul de proiect (fişe de post) pe baza experienţei relevante în gestionarea de proiecte prin corelarea responsabilitatilor cu activitatile proiectului.
Procedura de achiziţii publice
Transpunerea datelor elaborate pe structura cererii de finanţare;
Urmărirea prevederilor legale: L 98/2016 cu modificările şi completările ulterioare (dacă e cazul) si HG 394/2016 si HG 395/2016 (norme de aplicare)
Condiţii specifice schemei de finanţare
Planul de activităţi
Respectarea legislatiei privind calitatea in constructii (pentru investitii in infrastructura)
Respectarea calendarului activitatilor si achizitiilor publice;
Durata de implementare a activităţilor proiectului nu trebuie să depăşească data finală a programului.
Activitati de promovare si publicitate
Derularea de activităţi de informare şi publicitate în legătură cu asistenţa financiară nerambursabilă obţinută prin Programul Operaţional Regional, în conformitate cu cele declarate în cererea de finanţare;
Utilizarea pentru toate produsele de comunicare realizate în cadrul proiectelor finanţate din fonduri europene a indicaţiilor tehnice din Manualul de Identitate Vizuală;
Transmiterea către Organismul intermediar pentru avizare a materialelor de informare şi publicitate elaborate în vederea implementării măsurilor de informare şi publicitate asumate prin contractul de finanţare, cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de lansarea şi utilizarea acestora;
Arhivarea intr-un dosar (în format tipărit şi/sau electronic) în care vor fi înregistrate toate documentele şi produsele aferente activităţilor de informare şi publicitate desfăşurate;
Anuntarea in presă a începerii activităţilor din proiect;
La finalizarea proiectului beneficiarul va publica o informare asupra proiectului şi a rezultatelor sale în ziarul local cu cea mai mare audienţă, cu exceptia tabloidelor.
Grupuri tinta
Mentinerea de relaţii bune cu diversele tipuri de public prin transmiterea de mesaje adecvate si actiuni directe de informare si promovare.
Utilizatorii/beneficiarii proiectului realizat (public prioritar)
Mass media (mass-media facilitează circulaţia informaţiei)
Publicul larg
Mesajele pentru promovarea proiectului
Printr-o abordare creativa a mesajelor se urmareste transmiterea in mod eficient catre diferite grupuri tinta vizate a informatiilor privind obiectivele urmarite si rezultatele obtinute in implementarea proiectelor.
Manual de identitate
Sistem de instructiuni, reguli si recomandari de aplicare a elementelor de identitate vizuala fundamentale ale programului.
Gestiunea financiară
Beneficiarul are obligaţia să asigure resursele necesare desfășurării activităților proiectului, precum și să plătească sumele necesare asigurării cofinanţării eligibile şi a finanţării cheltuielilor neeligibile în vederea implementării proiectului.
Beneficiarul trebuie să ţină o contabilitate analitică a proiectului, să ţină registre exacte şi periodice, precum şi înregistrări contabile separate şi transparente ale implementării proiectului.
Rambursarea cheltuielilor /
Cereri de plată
Cheltuielile eligibile trebuie sa respecte legislatia in vigoare (HG 399/2015)
Finanțarea va fi acordată, în baza cererilor de pre-finanțare / rambursare / plată, elaborate în conformitate cu anexele corespunzătoare din contractul de finantare.
Mecanismul cererilor de plată – reglementat prin OUG nr. 40/2015 privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2014-2020 și a normelor de aplicare a OUG nr. 40/2015 aprobate prin HG nr. 93/2016.
Raportări privind activităţile desfăşurate şi cheltuielile realizate
Raport de progres (stadiu de implementare şi rezultate obţinute)
Cerere de rambursare (detalierea cheltuielilor şi anexarea documentelor justificative) :
- anexa 4 CF Graficul de rambursare / plata a cheltuielilor
- anexa 6 CF Conditii de rambursare / plata a cheltuielilor
Control
ATENTIE!
CHELTUIELILE SE IDENTIFICĂ PRIN FACTURI!
Monitorizarea si raportarea
Colectarea continuă a informaţiei despre stadiul implementării proiectului cu scopul de a corecta deficienţele;
Evaluarea progreselor intermediare şi oferirea de informaţii legate de evoluţia indicatorilor de performanţă;
Modul în care resursele alocate şi serviciile furnizate şi-au atins ţinta.
Beneficiarii au obligaţia:
de a păstra şi de a pune la dispoziţia organismelor abilitate inventarul asupra activelor dobândite prin POR;
de a acorda dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a proiectului.
Greseli in implementarea proiectelor
nerespectarea termenelor si condiţiilor asumate;
neîndeplinrea obiectivelor proiectelor, prevăzute în cererea de finanţare şi indicatorii stabiliti iniţial;
neutilizarea finanţării în scopul pentru care a fost acordată;
tentativa şi actul de înşelăciune la licitaţii si la contractare;
utilizarea unor sisteme financiare, de contabilitate si de monitorizare inadecvate în cadrul proiectelor.
04. POST IMPLEMENTARE
Asigurarea sustenabilităţii proiectului după încetarea finanţării nerambursabile !
Beneficiarul trebuie să mențină investiția realizată din contribuția din Fonduri Europene Structurale si de Investitii (FESI) pe o perioadă de cinci ani de la efectuarea plății final sau în termenul prevăzut de normele privind ajutorul de stat.
Termenul anterior menționat se reduce la trei ani în situații în care prin proiect se vizează menținerea investițiilor sau a locurilor de muncă create de IMM-uri.